Los documentos son elementos esenciales en cualquier organización o empresa, permitiendo la gestión y el registro de información esencial. En este sentido, los documentos pueden ser clasificados en caracteres internos y externos.
Caracteres externos de los documentos
Los caracteres externos de los documentos se refieren a su materialidad y se pueden distinguir en tres elementos fundamentales:
- Clase y tipo: hace referencia a la naturaleza del documento y su función, como por ejemplo: informes, oficios, memorándums, entre otros.
- Formato: se refiere a las dimensiones del documento y cómo está organizado en volúmenes, unidades archivables, sistemas de ordenación, entre otros.
- Forma: se relaciona con la presentación del documento como original o copia, así como su cantidad y modo de impresión.
Estos atributos externos de los documentos permiten organizarlos adecuadamente y pueden influir en el tiempo en que deben ser conservados.
Caracteres internos de los documentos
Por su parte, los caracteres internos de los documentos, se refieren al contenido del archivo. Los aspectos internos de los documentos pueden ser:
- Lengua en que están escritos: los documentos pueden estar en diferentes idiomas, según la región o lugar donde se utilicen, y en la mayoría de los casos, los documentos oficiales deben estar en el idioma oficial del país.
- Estilo y léxico: el estilo y vocabulario empleados en la escritura de los documentos pueden variar según el ámbito de aplicación y el propósito.
- Procedimiento jurídico-administrativo de validación: es importante tener en cuenta el procedimiento para validar un documento ya que puede exigirse la firma y el sello de una autoridad competente para otorgarle validez.
- Estructura: cómo se organiza el documento, sus partes, su orden y su estructura general.
¿Cómo implementar un sistema de gestión documental?
La implementación de un sistema de gestión documental es fundamental para el manejo de documentos y lograr una gestión eficiente.
A continuación, describimos los pasos a considerar para implementar un sistema de gestión documental:
- Planificación: define los objetivos y las necesidades específicas de la organización y evalúa la situación en la que se encuentra actualmente.
- Producción: establece los procedimientos de producción para la elaboración de los documentos.
- Gestión y trámite: establece los procedimientos de recepción, registro y clasificación de los documentos para su distribución, seguimiento y control.
- Organización: establece el sistema de clasificación, organización y almacenamiento de los documentos.
- Transferencia: establece los procedimientos para el traslado de los documentos al archivo definitivo.
- Disposición de documentos: establece los procedimientos para la eliminación o conservación de los documentos.
- Preservación a largo plazo: establece los procedimientos para la conservación, restauración y digitalización de los documentos.
- Valoración: establece criterios para la valoración de los documentos con el objetivo de establecer su importancia y eliminar aquellos que no son necesarios.
¿Cuáles son las clasificaciones de los documentos?
Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos. La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores.
Por ejemplo, se pueden clasificar los documentos según su función de la siguiente manera:
- Documentos administrativos: son aquellos utilizados para la gestión y administración de la organización, como memorándums, circulares y oficios.
- Documentos técnicos: son aquellos utilizados para el desarrollo de los proyectos y actividades de la organización, como manuales, protocolos y especificaciones técnicas.
- Documentos financieros: son aquellos utilizados en la gestión y control financiero de la organización, como facturas, nóminas y estados financieros.
En resumen, es importante tener en cuenta los caracteres internos y externos de los documentos para una correcta organización y gestión, sobre todo en empresas y organizaciones grandes y complejas. Adicionalmente, la implementación de un sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la eficiencia en la gestión de documentos.