Los trámites legales y administrativos requieren de una documentación fiable y verificable. Para ello, es necesario presentar documentos originales o copias cotejadas que acrediten su autenticidad. Pero, ¿qué significa cotejar un documento?
Definición de cotejar un documento
Cotejar un documento implica comparar una copia con el original para dar fe de que se trata de una reproducción fiel del original. Es una acción jurídica que realizan los funcionarios y entidades que tienen la capacidad de certificar documentos. Al cotejar un documento, se asegura que la copia coincide con el original y se acredita su autenticidad.
Diferencia entre cotejar y compulsar un documento
Es común confundir estos dos términos. Compulsar un documento implica cotejar una copia con el original para determinar su exactitud. Es decir, la compulsa es un acto de cotejo, pero el término cotejar se utiliza de forma más amplia para referirse a la acción de comparar dos documentos para dar fe de su autenticidad.
¿Quién puede cotejar un documento?
Los funcionarios y entidades públicas tienen la capacidad de cotejar documentos. También existen profesionales del derecho y notarios que pueden realizar esta acción. En la mayoría de los casos, el cotejo tiene un costo asociado que varía dependiendo de la entidad o del documento a cotejar.
¿Cómo se realiza el cotejo de un documento?
Para cotejar un documento se necesita tener a la vista el documento original y la copia que se desea cotejar. En el caso de las fotocopias, es necesario que estas no sean hechas en el momento, sino que sean previamente certificadas como fieles al original. Se comparan ambas versiones y se verifica que la copia es una reproducción exacta del original. Una vez realizado el cotejo, se entrega la copia cotejada junto con el original.
¿Qué es una copia cotejada?
Una copia cotejada es una reproducción del original que ha sido cotejada con este. La copia cotejada tiene validez legal, ya que se acredita que es idéntica al original mediante el cotejo que ha realizado el funcionario o entidad competente. La copia cotejada, sin embargo, no acredita la autenticidad del documento original, sino solamente la veracidad de la copia.
Preguntas frecuentes sobre el cotejo de documentos
¿Puedo cotejar cualquier tipo de documento?
No todos los documentos pueden ser cotejados. Los documentos que pueden ser cotejados son aquellos que han sido emitidos por una autoridad competente y tienen validez legal. Por ejemplo, se pueden cotejar documentos de identificación, certificados de estudios, escrituras públicas, sentencias judiciales, entre otros.
¿Puedo cotejar una fotocopia de un documento?
Es posible cotejar una fotocopia de un documento siempre que esta haya sido previamente certificada como fiel al original y no haya sido realizada en el momento.
¿Cuánto cuesta cotejar un documento?
El costo por cotejar un documento varía dependiendo de la entidad o funcionario que realice la acción. En general, el costo oscila entre uno y tres euros.
¿Una copia cotejada acredita la autenticidad del documento original?
No, una copia cotejada solamente acredita que se trata de una reproducción fiel del original. No se verifica la autenticidad del original, sino solamente se certifica que la copia es veraz.
¿Cómo puedo saber si una copia ha sido cotejada correctamente?
Si un documento ha sido cotejado, se puede verificar la existencia de una marca o sello que indique que la copia ha sido cotejada por un funcionario o entidad competente. Además, en la copia se debe indicar el número de registro y la fecha en la que se ha realizado el cotejo.
¿Puedo realizar el cotejo de un documento yo mismo?
No, el cotejo de documentos debe ser realizado por un funcionario o entidad competente. No se permite que los particulares realicen esta acción.
El cotejo de documentos es una acción jurídica que permite verificar la autenticidad de una copia de un documento. Es realizado por funcionarios y entidades que tienen la capacidad de certificar documentos y tiene un costo asociado que varía dependiendo de la entidad o del documento a cotejar. La copia cotejada tiene validez legal, pero no acredita la autenticidad del documento original.